Obvladovanje psihosocialnih tveganj poteka podobno kot obvladovanje ostalih tveganj za zdravje in varnost pri delu (ocena, načrtovanje ukrepov, implementacija, vrednotenje, kontinuirano spremljanje in izpopolnjevanje) in ga lahko razdelimo na več ravni, primarno (obvladovanje tveganj in promocijo dobrega duševnega počutja pri delu), sekundarno (ozaveščenost in krepitev kompetenc zaposlenih) in terciarno (zmanjševanje škodljivih posledic izpostavljenosti psihosocialnim tveganjem, rehabilitacija in programi vračanja na delo).

Glede na velikost organizacije je za obvladovanje tveganj, vključno s psihosocialnimi, imenovana oseba, odgovorna za varnost in zdravje pri delu ali skupina za zdravje, v manjših podjetjih pa je to po navadi lastnik, direktor, vodja organizacije. Formalna dodelitev vloge za preprečevanje in obvladovanje tveganj nakazuje na raven preventivne kulture v delovni organizaciji.

1. Prepoznavanje psihosocialnih dejavnikov in ocena tveganj

Da bi lahko psihosocialna tveganja učinkovito obvladali oz. preprečevali, je bistvenega pomena najprej razumeti izvore tveganj in se šele potem odločiti za izbor ukrepov. Pri postopku prepoznavanja teh tveganj gre za odkrivanje dogodkov, delovnih pogojev in okoliščin, ki bi lahko imeli negativen vpliv na zaposlene. Pri tem se uporablja podatke iz več virov, kot so npr.:

• analiza internih podatkov o bolniških staležih, nesrečah pri delu, pritožbah, o fluktuaciji (odhajanje zaposlenih),
• analiza obstoječih procesov in struktur v organizaciji, povezanih z duševnim zdravjem, ugotavljanje zamud, napak pri delu,
• dobre prakse, viri podpore zaposlenim na delovnem mestu, opravljena izobraževanja s tega področja,
• opisi delovnih nalog,
• zbiranje odzivov zaposlenih s pogovori, anonimnimi anketami o zadovoljstvu idr.

Posebno pozornost je treba posvetiti dejavnikom tveganja, ki so specifični za vsako posamezno organizacijo. Upoštevati je potrebno tudi to, da se psihosocialna tveganja znotraj iste organizacije lahko med posameznimi oddelki, delovnimi ekipami oz. delovnimi mesti močno razlikujejo. Zato je pomembno v ocenjevanje tveganj zajeti vse oddelke, ekipe in delovna mesta. O morebitnih posebnih psihosocialnih tveganjih, ki so značilna za posamezne panoge, se je priporočljivo posvetovati tudi s panožnimi strokovnimi združenji in sindikati.

Kakovostna ocena tveganj vsebuje informacije o vrsti in resnosti izpostavljenosti tveganjem: npr. o tem, kako naj bi tveganje vplivalo na zdravje in varnost zaposlenih, koliko in kako dolgo so ti izpostavljeni tveganjem, podatke o bolniških staležih, o zadovoljstvu zaposlenih, njihovih morebitnih namenih, da delovno organizacijo zapustijo, in o produktivnosti organizacije. Bolj podrobni napotki za obvladovanje posameznih psihosocialnih tveganj so navedeni v nadaljevanju. Pri oceni tveganja je pomembno vključiti tudi pozitivne vidike delovnega okolja, ki bi jih bilo potrebno krepiti  in o njih obveščati zaposlene. 

2. Načrtovanje ukrepov

Ko je dosežena zadovoljiva stopnja razumevanja izvora in obsega tveganj ter njihovih posledic, se pripravi konkreten in izvedljiv akcijski načrt, ki upošteva naravo in obseg prepoznanih tveganj. V načrtu naj bodo opredeljena tveganja, ki bi jih želeli obvladati, opisi, na kakšen način bodo dejavnosti potekale, kdo je za izvedbo odgovoren, kdo bo pri tem še sodeloval, časovni okvir izvedbe, viri, ki so za uresničitev načrta potrebni, pričakovani rezultati (poslovni in zdravstveni) ter načini, kako se bodo akcijski načrt ter učinki ukrepov merili in vrednotili. Ukrepi naj bodo primerni glede na naravo in obseg prisotnih psihosocialnih tveganj. Priporočljivo je, da so načrtovani ukrepi neposredno uporabni in prilagojeni konkretni organizaciji, konkretnemu delovnemu okolju oz. skupini zaposlenih ter da ima pri tem prednost obvladovanje psihosocialnih tveganj pri izvoru oz. tistih tveganj, kjer je pričakovati največji učinek.

3.  Izvedba ukrepov in aktivnosti – zmanjševanje tveganj in nadzor nad ukrepi 

V tem koraku gre za uveljavljanje in izvajanje izbranih ukrepov. Potrebno je zagotoviti, da se bodo ukrepi  izvajali daljše obdobje. Ti ukrepi lahko pomenijo odstranitev tveganj, če je to možno, ali pa v danih okoliščinah njihovo zmanjšanje. Učinkovitost izvajanja ukrepov je odvisna od pripravljenosti organizacije za spremembo, ustreznosti in praktične izvedljivosti načrtovanih ukrepov ter ujemanja načrtovanih ukrepov in aktivnosti z delovnimi procesi. Pomembno je, da ti ukrepi ne prekinjajo dela, ampak kontinuirano pomagajo izboljševati počutje v delovnem okolju. Ukrepi in aktivnosti za upravljanje psihosocialnih tveganj se uvrščajo v tri široke kategorije:

• primarne, ki obravnavajo vire tveganj na ravni organizacije in vključujejo promocijo dobrega duševnega počutja pri delu,
• sekundarne, ki si prizadevajo izboljšati znanje in veščine zaposlenih, ter
• terciarne, ki se ukvarjajo z zmanjševanjem negativnih posledic izpostavljenosti psihosocialnim tveganjem ter zajemajo programe vračanja na delo in rehabilitacije.

4. Pregled rezultatov in vrednotenje

Bistveno je, da se v organizaciji ob vsakem izvedenem ukrepu oz. aktivnosti ovrednoti učinke oz. rezultate ter da se ugotovi, kako dobro in s katerih vidikov je ukrep deloval ali ni deloval. Pri vrednotenju je potrebno pregledati različne podatke z različnih relevantnih vidikov (npr. z vidika zaposlenih, vodstvenih delavcev, lastnikov itd.). Rezultati vrednotenja učinkov ter pregleda izvedbe ukrepov omogočajo določiti prednosti in slabosti načrta ter njegove izvedbe, pripomorejo k učinkovitemu reševanju izvirnega problema ter k vzpostavitvi celotnega procesa obvladovanja psihosocialnih tveganj.

5. Ugotovitve in kontinuirano obvladovanje tveganj za napredek v organizaciji

Zbrani podatki ter ugotovitve vrednotenj naj služijo za pripravo strategije za prihodnje postopke obvladovanja psihosocialnih tveganj ter za pripravo sprememb delovnih procesov in organizacijskih sprememb. Pomembno je tudi, da se o ugotovitvah ter rezultatih v postopkih informira vse zaposlene v organizaciji. Ključno je, da organizacije sprejmejo dolgoročno usmeritev za nadzor in obvladovanje psihosocialnih tveganj. Uspešno obvladovanje psihosocialnih tveganj pripomore k ustvarjanju pozitivne klime v organizaciji, kjer zavzetost, motivacija, učenje in razvoj igrajo pomembno vlogo pri njenem razvoju in napredku.