Če je čas sveta vladar, je dobro, če se z njim naučimo premišljeno upravljati. To lahko storimo s postavljanjem ciljev in prioritet (kako se tega lotit si lahko preberete v prejšnjem prispevku). Če si zastavimo smiseln cilj, si zadane naloge v dnevu lahko prioritiziramo glede na čas, ki ga imamo na voljo. Posledično se lažje osredotočimo na naloge, ki nas vodijo bližje k cilju in opustimo vedenja, ki nas oddaljujejo od cilja. Po dobro zastavljenem načrtu dnevnih obveznosti, si lahko sestavimo okviren dnevni urnik oz. razpored, ki nam bo pomagal pri tem, da se pri posamezni nalogi ne bi po nepotrebnem zadržali dlje, kot je smiselno glede na cilj, ki smo si ga zastavili. S tem bomo poskrbeli, da se čas za delovne ali šolske obveznosti ne bo zavlekel v prosti čas.

Časovna organizacija nam lahko predstavlja ogrodje dneva, znotraj katerega si čas razdelimo na delovne, šolske ali gospodinjske obveznosti, poleg tega pa načrtujemo tudi čas zase, za svoje interese ali hobije in svoje bližnje. Glavni cilj časovne organizacije je razporeditev časa, ki nam pomaga pri jasni predstavi tega kako bo potekal naš dan (česa se bomo lotili najprej, česa kasneje, kdaj bomo imeli čas za odmor, kdaj bomo zaključili z delom, kaj bomo počeli doma, kdaj bo na vrsti čas za umirjanje). Okviren časovni načrt dneva nam lahko daje občutek pomirjenosti, saj točno vemo kdaj se bomo česa lotevali, zato je manj verjetno, da bomo kaj pozabili. Če delujemo v skupini, se lahko na podlagi časovnega orisa dneva tudi lažje dogovarjamo za skupinske sestanke ali druge dejavnosti (npr. predvidimo, kdaj bomo sodelavcu predali poročilo, ki ga potrebuje pri svojem delu).

Splošni vodič časovne organizacije

Časovnega načrtovanja se najenostavneje lotimo preko odgovarjanja na 4 glavna vprašanja, ki si jih zastavimo pred vstopom v nov delovni teden ali pa pred začetkom posameznega projekta in nam lahko pomagajo pri usmerjanju nadaljnjega dela:

• KAJ je potrebno storiti?
• DO KDAJ je potrebno storiti?
• KOLIKO ČASA bom predvideno porabil/a za opravljanje te naloge?
• KOGA potrebujem za pomoč ali sodelovanje?

Pri časovni organizaciji si lahko pomagamo tudi z uporabo nekaterih pripomočkov ali brezplačnih spletnih aplikacij kot so:

• Google koledar,
• Any.do (ustvarjanje seznama opravil),
• Asana (načrtovanje obveznosti in skupinskega dela),
• Doodle (načrtovanje individualnih in skupinskih projektov),
• Monday (načrtovanje obveznosti),
• StretchClock (opominjanje na aktivne odmore),
• Taskade (spodbujanje učinkovitosti),
• Todoist (načrtovanje obveznosti),
• Toggl (načrtovanje obveznosti),
• Trello (načrtovanje individualnih in skupinskih projektov).

Glavno vodilo pri organizaciji časa je, da vse, kar nas čaka v dnevu, smiselno razvrstimo glede na obveznosti, hkrati pa ob tem upoštevamo tudi omejitve naše pozornosti, motivacije, energije in telesnih potreb (lakota, žeja, gibanje). Če imamo možnost, lahko v praksi to upoštevamo tako, da najprej načrtujemo nalogo, ki od nas zahteva veliko miselnega vložka in zbranosti (npr. pisanje poročila), takoj za njo pa načrtujemo obveznost, ki zahteva več telesne aktivnosti in manj razmišljanja (npr. kuhanje kosila, sprehod psa).

Tekom dneva pa smo soočeni tudi z nepredvidljivimi stvarmi (npr. nujna e-pošta, telefonski klic šefa, prošnja sodelavca za pomoč), ki od nas zahtevajo hitro ukrepanje in s tem zmotijo načrtovan proces dela. Vsak izmed nas lahko glede na svoje področje delovanja oceni koliko tovrstnih motenj se pojavi v njegovem dnevu, zato jih je smiselno pričakovati že vnaprej. Čeprav ne vemo kakšni moteči dejavniki se bodo tisti dan morda pojavili, si določen del delovnika vseeno namenimo reševanju nepričakovanih tekočih zadev.

Tehnike časovne organizacije

Kadar se lotimo časovnega načrtovanja, lahko izbiramo med več različnimi tehnikami. Z njimi skušamo doseči to, da bi svoj čas in energijo znali dobro izkoristiti, hkrati pa ne bi zanemarili tudi časa, namenjenega skrbi zase. V začetku je dobro, če preizkusimo različne tehnike časovne organizacije, nato pa med njimi izberemo tisto, ki najbolj ustreza nam ali naravi našega dela. Tehnike si prilagodimo tako, da nam bodo dobro služile in nas čim bolj razbremenile. V nadaljevanju sta predstavljeni dve tehniki časovne organizacije in načini načrtovanja odmorov.

Časovno predalčkanje

Tehnika časovnega predalčkanja omogoča jasen vizualni pregled nad razporeditvijo delovnika ali celotnega dne. Kot pove že ime, se je lotimo tako, da v papirnati ali elektronski koledar vrisujemo kvadrate oz. bloke s posameznimi zadolžitvami. Ob tem se bloki razlikujejo glede na to, kako obsežno nalogo zajemajo – bolj obsežne zadolžitve bodo od nas zahtevale več časa, zato jim namenimo tudi večji časovni blok in obratno. Med seboj lahko bloke ločimo tudi po barvi, s katero označimo nujnost naloge ali pa individualno/skupinsko zadolžitev. Ko opravljamo zadolžitve iz enega časovnega bloka, se skušajmo osredotočiti zgolj nanj in odmisliti zadolžitve iz ostalih predalčkov. Celoten delovnik ali dan si lahko »po-predalčkamo« glede na svoje obveznosti, ob tem pa moramo vrisati tudi blok za odmor in blok za nepričakovane obveznosti (npr. odgovarjanje na e-pošto, vračanje telefonskih klicev). Po želji lahko predalčkamo tudi izven-delovni čas in v urnik vrišemo blok za prosti čas ali druženje.

KAN-BAN tehnika

Kan-ban je enostavna tehnika za organizacijo zadolžitev. Še posebej je primerna za ljudi, ki imajo radi vizualni pregled svojih obveznosti. Hkrati pa je zaradi svoje preglednosti primerna za delovne oz. timske skupine, saj se z njo sodelavci med seboj enostavno uskladijo. Deluje tako, da papir, steno ali tablo razdelimo na 3 stolpce. Stolpec na levi poimenujemo »še narediti«, srednji stolpec poimenujemo »naloge v teku«, desni stolpec pa »končane naloge«. Tehniko bomo najlažje izvajali s samolepilnimi listki, pri čemer na vsakega izmed listkov napišemo po eno delovno nalogo oz. korak h končnemu cilju. Z izbiro barve posameznega listka lahko nalogam pripišemo tudi pomembnost (npr. na rumen listek zapišemo najpomembnejše naloge, na zelen pa manj pomembne). Ob začetku opravljanja posameznih nalog izbranega cilja bomo vse listke z napisanimi zadolžitvami nalepili v levi stolpec (»še narediti«). Ko se lotimo izvajanja posamezne naloge, listek prestavimo v srednji stolpec (»naloge v teku«). Ko z nalogo končamo, pa listek premaknemo v zadnji, desni stolpec (»končane naloge«). Na ta način imamo jasen pregled katere zadolžitve moramo še opraviti, na podlagi česar lahko naloge lažje časovno načrtujemo (npr. predvidimo koliko ur ali dni bomo še potrebovali za posamezno nalogo).

Načrtovanje odmorov

Glede na to, da stežka delujemo učinkovito, če naši viri energije in motivacije niso napolnjeni, je za doseganje učinkovitosti smiselno časovno načrtovati tudi odmore. Pri načrtovanju odmorov ne obstaja splošno pravilo, ki bi delovalo za vse enako, temveč se je pri tem še posebej pomembno prilagajati naravi dela, predvsem pa poslušati potrebe svojega telesa. Znaki, da potrebujemo odmor so različni – telesni znaki (lakota, žeja, potreba po odvajanju) ali psihični znaki (utrujenost, nezbranost, razdražljivost, tavanje misli, napake pri delu). Glede na to, koliko časa lahko še učinkovito delujemo brez odmora, se lahko pri postavljanju odmorov poslužimo katere izmed naslednjih časovnih tehnik za odmor:

• 25/5: Na vsakih 25 minut delovanja si vzamemo 5 minut odmora. Po 4 ponovitvah pa si vzamemo daljši odmor glede na svoje potrebe. Ta način ustreza ljudem, ki težje ostanejo zbrani dlje časa, zato je zanje bolj primerno pogostejše načrtovanje odmorov. Tak način je primeren tudi za ljudi s hitrejšim tavanjem misli ali pogostejšo potrebo po odvajanju. 
• 50/10: Na vsakih 50 minut delovanja si vzamemo 10 minut odmora. Ta način ustreza ljudem, ki lahko dlje časa ostanejo zbrani.
• 80/6: Na vsakih 80 minut delovanja si vzamemo 6 minut odmora. Ta način ustreza ljudem, ki so zmožni ostati zbrani dolgo časa s krajšimi odmori, vendar si ob končanem delu vzamejo čas za daljši odklop od obveznosti.

Načrtovani čas za odmor lahko izkoristimo tudi za gibalni razteg, še zlasti ob sedečem delu. Več o aktivnih odmorih na delovnem mestu si lahko preberete v tem letaku.

Zaključek

Časovna organizacija dnevnih obveznosti lahko predstavlja način skrbi zase, saj se zavedamo, da je naš čas dragocen, zato je dobro, če ga premišljeno (u)porabljamo. Ob tem moramo tudi dobro poznati svoje telo in njegov ritem, da lahko ugotovimo kateri čas v dnevu najlažje nekaj počnemo (npr. kdaj smo tekom dneva najbolj ustvarjalni, osredotočeni, navdahnjeni). Ko se lotimo časovne organizacije, je za nas lahko koristno, če nekaj časa spremljamo koliko časa porabimo za opravljanje določene naloge (npr. odpisovanje e-pošte, pregled poročil). Na podlagi tega lahko organizacijo časa še bolj natančno prilagodimo sebi.