Sodobna družba je naravnana k temu, da naj bi ves čas počeli nekaj »koristnega«, zato je učinkovitost oz. produktivnost v očeh družbe zelo zaželena lastnost. Ob tem pa je učinkovitost napačno razumljena v smislu nenehne zagnanosti za delo brez premora ali kot težnja k hkratnemu opravljanju več stvari naenkrat (multitasking). Ob tem pa velja ravno nasprotno – bolj učinkoviti smo, kadar svojo pozornost usmerimo h kakovostnem opravljanju zgolj ene stvari naenkrat.

V splošnem učinkovitost pomeni to, da se v omejenem času potrudimo opraviti toliko, kot zmoremo, vendar ne z namenom, da bi lahko preostali čas še več delali, ampak zato, da nam ostane dovolj časa tudi za stvari, ki nas sprostijo in povrnejo energijo. Bistvo učinkovitega delovanja je, da si dan razdelimo tako, da imamo dovolj časa za vse obveznosti, hkrati pa tudi za prosti čas ter čas zase, družino in bližnje. Cilj učinkovitega delovanja je tako doseganje zadovoljstva zaradi dobro izkoriščenega časa in ne nenehno delo brez prestanka, ki vodi k izčrpanosti.

Doseganja učinkovitosti se je zato dobro lotiti premišljeno in postopoma preko dveh glavnih korakov: 1) najprej postavimo cilje in prioritete, nato pa 2) organiziramo svoj čas tako, da obveznosti izpolnjujemo glede na lestvico postavljenih prioritet. V tem prispevku se bomo posvetili prvemu koraku – postavljanje ciljev in prioritet.  

Kaj so cilji?

Vsak izmed nas v življenju dosega cilje tako na področju izobraževanja, zaposlitve ali zasebnega življenja. Cilj je zaželena stvar ali dogodek v prihodnosti, ki usmerja naše delovanje. Poznamo kratkoročne cilje (kar želim opraviti danes oz. v tem tednu) in dolgoročne cilje (kar želim doseči tekom naslednjih mesecev oz. let). Včasih se ob nejasno zastavljenih ciljih lahko počutimo zmedeni ali obremenjeni, saj imamo občutek, da stalno nekaj počnemo, vendar nikakor ne pridemo na zeleno vejo s svojimi obveznostmi. Zaradi tega lahko občutimo slabo vest, se krivimo ali zanemarimo čas za počitek in druženje, kar pa na dolgi rok ni učinkovito. Da bi se temu izognili, je smiselno, da si jasno zastavimo svoje cilje, ki bodo predstavljali pot našega delovanja in nas usmerjali.    

Da bi bilo doseganje cilja čim bolj uspešno, je pomembno, da cilje tudi dobro oblikujemo. Pri tem si lahko pomagamo s SMART metodo postavljanja ciljev, ki z domiselno kratico pomaga pri premišljenem oblikovanju ciljev.

• S = specifičen: dober cilj je konkreten in jasen. To pomeni, da natančno opredelimo kaj si z njim želimo doseči. Opredeliti skušajmo vse vidike, po katerih bomo vedeli, da smo cilj dosegli – npr. s številom (»Znal/a bom izgovoriti 10 francoskih besed.«), občutkom (»To me ne bo več obremenjevalo.«) ali napredkom (»Znal/a bom zamenjati gumo na avtu.«).
• M = merljiv: če smo cilj dobro opredelili, ga lahko tudi izmerimo in se zares prepričamo, da smo ga dosegli.
• A = dosegljiv: pri tem vidiku postavljanja ciljev razmislimo o tem ali imamo na voljo dovolj sredstev za doseganje cilja (npr. čas, motivacija, energija, denar, znanje, telesno pripravljenost). Če trenutno nimamo dovolj sredstev, lahko cilj razdelimo na manjše dele in si zadamo tiste, ki jih z zdajšnjimi viri lahko dosežemo.
• R = relevanten: pri oblikovanju ciljev se je smiselno vprašati po tem ali je cilj nam osebno relevanten oz. zakaj si ga v resnici želimo doseči (npr. je to nekaj kar si zares želimo sami ali k njem strmimo zaradi zaželenosti v družbi, prigovarjanja drugih …). Vprašajmo se ali nam bo dosega posameznega cilja prinesla spodbudne občutke (npr. zadovoljstvo, ponos, osebno rast) ali ne (npr. izogibanje občutkom krivde, ugajanje drugim, poveličevanje lastne vrednosti …).
• T = časovno omejen: cilj opredelimo tudi časovno, zato si predvidimo časovni rok oz. okvir, znotraj katerega ga želimo doseči (npr. »Na e-pošto bom odgovoril/a do izteka tega delovnega tedna.«).

Postavljanje prioritet

Ko si zastavimo cilj, je na vrsti postavljanje prioritet. S prioritetami poskrbimo za to, da bomo tekom dneva svojo energijo zares usmerili v tisto, kar je resnično pomembno pri doseganju cilja. Hkrati razmislimo tudi o tem, kar trenutno ne pripomore k njegovem doseganju, zato lahko določene naloge prestavimo ali opustimo. Postavljanja prioritet se lahko lotimo preko različnih tehnik kot sta »brezpogojniki« in Eisenhowerjeva škatla.

1. »Brezpogojniki«

»Brezpogojniki« so najenostavnejša tehnika postavljanja prioritet. Gre za to, da si za vsak dan zastavimo določeno število stvari, ki jih moramo tisti dan nujno opraviti. Običajno si ljudje postavijo tri brezpogojnike, saj so tri opravila v dnevu lahko obvladljiva. Ob tem bodimo realistični in si v istem dnevu ne zastavimo treh preobsežnih nalog, temveč gre lahko za eno obsežnejšo nalogo (npr. pisanje poročila) in dve krajši opravili (npr. klic zdravnika, pošiljanje e-pošte, kratek sprehod, obisk lekarne, zlaganje opranih oblačil). Glavno vodilo tehnike je, da si po opravljenih brezpogojnikih lahko rečemo, da je bil dan uspešen. Da bi si opravila čim bolj jasno zastavili, je dobro, če si jih tudi zapišemo in po izvedbi obkljukamo za dodaten občutek zmagoslavja. S tehniko brezpogojnikov poskrbimo, da si jasno načrtujemo naloge v dnevu in si ne zadamo preveč stvari. Da bi dan pričeli čim manj stresno in nepredvidljivo, si lahko brezpogojnike naslednjega dne napišemo ob koncu vsakega delovnega dne.

2. Eisenhowerjeva škatla

Eisenhowerjeva škatla je poimenovana po 34. ameriškem predsedniku, ki je kljub mnogim predsedniškim obveznostih s tehniko škatle razporedil čas tudi za svoje hobije. Tehnika Eisenhowerjeve škatle nam pomaga pri tem, da obveznosti ločimo po nujnosti in pomembnosti. Čeprav se pojma slišita podobno, med njima obstaja razlika:

• Nujnost pomeni časovno dimenzijo naloge (npr. nujno je nekaj, kar moramo opraviti čim prej oz. kar takoj, ne-nujno pa lahko za nekaj časa preložimo),
• Pomembnost pa odraža naše vrednote (npr. pomembno je nekaj, kar naše naloge dela smiselne, ne-pomembno pa je nekaj, kar se nam zdi brez pomena početi).

Nujnost in pomembnost si lahko predstavljamo kot dve dimenziji, ki oblikujeta »škatlo« s štirimi kvadranti. Vsako obveznost ali delovno nalogo lahko razvrstimo v posamezen kvadrant, in sicer:

1. Pomembno in nujno: sem uvrstimo obveznosti, ki nam pomagajo pri doseganju osebno pomembnega cilja in jih moramo opraviti čim prej. Takšnim nalogam posvetimo okoli četrtino delovnega časa. Primer: sklicevanje timskega sestanka, kjer si razdelimo delo za doseganje skupnega cilja.
2. Nepomembno in nujno: sem spadajo obveznosti, ki nam ne predstavljajo užitka ali osebnega smisla, ampak dajejo občutek časovnega pritiska. Skušajmo jim posvetiti največ 15 % delovnega časa (tj. dobra ura 8-urnega delovnika). Primer: nepričakovani telefonski klici, motnje v okolici, ki zahtevajo našo pozornost.
3. Pomembno in ne-nujno: ta kvadrant predstavljajo dolgoročne obveznosti, ki zahtevajo načrtovanje in predvidevanje, vendar imamo zanje na voljo dlje časa. Pomembne so za doseganje naših dolgoročnih ciljev, zato jim je dobro posvetiti največji del delovnega časa (okoli 60 %). Primer: usposabljanje za uporabo novega programa, udeležba na delavnicah, pisanje poročil.
4. Nepomembno in ne-nujno: sem uvrstimo vse navade, ki ne pripomorejo k doseganjem naših ciljev. Zaradi tega jim skušajmo nameniti najmanj svojega časa (1 % delovnega časa). Primer: brezciljno brskanje po spletu.

Zaključek

Učinkovitost v zmerni meji lahko spodbudno vpliva na naše počutje in samopodobo, saj nam vliva občutek moči, nadzora in kompetentnosti. Prepričanje, da moramo biti ves čas visoko učinkoviti pa je v nasprotju s samo človekovo naravo, zato nam nenehno strmenje k učinkovitosti lahko sproži občutke nezadovoljstva, šibkosti in izmučenosti.

Učinkovitost lahko spodbujamo na mnogo načinov, vendar zaradi človekove edinstvenosti ne ustrezajo vse metode vsakemu izmed nas. Da bi odkrili, katere metode ustrezajo nam, lahko preizkušamo posamezne tehnike in jih v svojo delovno rutino vpeljujemo postopoma eno za drugo (ali pa ovržemo in preidemo na naslednjo). Zaradi tega ni dobro, če svojo učinkovitost primerjamo z drugimi ljudmi, ampak je bolje spremljati sebe in skozi čas primerjati svoj napredek.